Bestuur v.v. HBV Beers
mei 2018
Inhoudsopgave
1. Privacybeleid ............................................................................................................. 3
1.1. Jouw privacy ........................................................................................................... 3
1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens ..................................................3
1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen................................................................... 5
1.4. Administraties ......................................................................................................... 5
1.5. E-mail ........................................................................................................................ 5
1.6. Foto’s en video’s ...................................................................................................... 5
1.7. Recht om inzage van gegevens ............................................................................. 6
1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden ..................................................... 6
1.9. Social media.............................................................................................................. 6
1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers .................. 6
1.11. Websites van HBV Beersen andere websites ..................................................... 7
2. Tenslotte ....................................................................................................................... 8
2.1. Vragen ........................................................................................................................ 8
2.2. Meldpunt kwetsbaarheden ..................................................................................... 8
2.3. Wijzigingen privacybeleid ........................................................................................ 8
2.4. Verantwoording ........................................................................................................ 8
PRIVACYBELEID
1. Jouw privacy
HBV Beers hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop HBV Beers persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee HBV een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie.
Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt HBV Beers zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is voetbalvereniging:
HBV Beers Heuf 3, 5437 NA Beers
In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.
In dit document waar HBV Beers staat, worden ook het jeugdtoernooi van HBV Beers bedoeld.
1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor HBV Beers je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die HBV Beers uitvoert, verzamelt en verwerkt HBV Beers persoonsgegevens van de relatie:
Wanneer de relatie lid van HBV Beers is/wordt:
o Voor het verwerken van de contributie.
o Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Wanneer de relatie vrijwilliger van HBV Beers is/wordt:
o Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
o Voor het informeren over werkroosters.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Wanneer de relatie werknemer van HBV Beers is/wordt:
o Voor het eventueel uitbetalen van loon of onkosten.
o Voor het informeren over werkroosters.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Wanneer de relatie sponsor van HBV Beers is/wordt:
o Voor het verwerken van sponsorbedragen.
o Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
o Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
o LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
Wanneer de leverancier van HBV Beers is/wordt:
o Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door HBV Beers.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
o LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van HBV Beers:
o Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.
? Wanneer de relatie meedoet aan een toernooi georganiseerd door HBV Beers:
o Voor het verwerken van de contributie.
o Voor het informeren over teamindelingen, poule-indelingen en wijzigingen.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Wanneer de relatie contact opneemt met HBV Beers via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
o Voor het onderhouden van het contact.
De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.
Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal 2 jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is HBV Beers wettelijk verplicht deze 7 jaar te bewaren.
1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen
Persoonsgegeven van een Lid, speler, Steunend lid, deelnemer aan proeftraining
Toernooideelnemer:
Vrijwilliger in de zin van KNVB Vrijwilliger Werknemer
Sponsor, Club van 100 lid, Leverancier
KNVB relatienummer
Voorletters
Voornaam
Tussenvoegsel
Achternaam
Emailadres (ouder/voogd)
2e Emailadres (ouder/voogd)
Geslacht
Geboortedatum
Mobiel telefoonnummer (ouder/voogd)
2e Mobiel telefoonnummer (ouder/voogd) -
Vast telefoonnummer
Mobiel telefoonnummer indien het om een
minderjarige voetballer gaat, maar wel 12 jaar of ouder
Emailadres indien het om een minderjarige voetballer
gaat, maar wel 12 jaar of ouder
Rekeningnummer
BSN-nummer
KVK nummer
Bedrijfsnaam
Straat en huisnummer
Postcode
Woonplaats
Land (gevestigd)
Geboorteplaats
Geboorteland
Nationaliteit
Legitimatienummer
Pasfoto, speler 12 jaar of ouder
1.4. Administraties
HBV Beers voert een aantal administraties om de voetbalclub draaiende te houden. Hierbij
minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede
administratie te kunnen voeren.
Sportlink : systeem van de KNVB
HBV Beers-site: content management systeem aangesloten op Sportlink
Sponsoradministratie: lokale administratie om sponsoren te registreren
Contributieadministratie: Webapplicatie voor innen van contributie
Salarisadministratie : Webapplicatie voor voeren van salarisadministratie
1.5. E-mail
HBV Beers verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de
ontwikkelingen binnen de voetbalclub. Daarnaast worden e-mails verstuurd om
vergadering en evenementen aan te kondigen zoals de algemene ledenvergadering en teambijeenkomsten, etcetera.
Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door de
afmeldlink in de e-mail te gebruiken of door te antwoorden op de e-mail.
1.6. Foto’s en video’s
Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s
worden gemaakt door onze fotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of
video’s kunnen op een van de websites van HBV Beers of social media terechtkomen. Bij het
plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn.
Ook worden er teamfoto's gemaakt voor gebruik op onze site www.hbvbeers.nl of toe te passen als sponsorfoto.
Als er op de website of sociale media toch een foto staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar secretaris@hbvbeers.nl onder vermelding van de referentie naar de foto/video.
HBV Beers heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat HBV Beers hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met HBV Beers via website@hbvbeers.nl met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. HBV Beers zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft HBV Beers geen verantwoordelijkheid, tenzij door HBV Beers zelf geplaatst.
Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar secretaris@hbvbeers.nl met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen.
1.7. Recht op inzage van gegevens:
Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via penningmeester@hbvbeers.nl.
1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden
HBV Beers laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.
1.9. Social media
HBV Beers gaat graag, via het web en (eigen) social media kanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. HBV Beers volgt actief hiervoor het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Hierbij spant HBV Beers zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. HBV Beers behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, HBV Beers (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. HBV Beers is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar social media kanalen of de content op haar social media kanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met HBV Beers via secretaris@HBVbeers.nl.
1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers
Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen HBV Beers, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop HBV Beers geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, messenger via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: de afgelastingen app, een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt, of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.
1.11. Websites van HBV Beers en andere websites
Op de websites van HBV Beers tref je een aantal links aan naar andere websites. HBV Beers draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van HBV Beers is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.
De volgende websites vallen onder verantwoording van HBV Beers:
vereniging: www.hbvbeers.nl
